Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zum DienstAssistenten.

Allgemein

Der DienstAssistent ist eine Webanwendung, die speziell für Schulleitungen entwickelt wurde, um den Prozess der Erstellung von dienstlichen Beurteilungen für Lehrkräfte zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Plattform nutzt künstliche Intelligenz, um bei der Formulierung von Textbausteinen zu unterstützen.
Eine eigenständige Registrierung ist nicht vorgesehen. Benutzerkonten werden von uns manuell angelegt, nachdem eine Schule eine Jahreslizenz erworben hat. Dies gewährleistet ein hohes Maß an Sicherheit und Kontrolle.
Aktuell ist der DienstAssistent vollständig auf die rechtlichen Vorgaben und Formulare des Landes Hessen optimiert. Die Architektur der Software ist jedoch so ausgelegt, dass zukünftig auch Vorlagen für andere Bundesländer unterstützt werden können.

Funktionen & Nutzung

Die KI hilft Ihnen bei der Erstellung der Verbalisierungen. Basierend auf Ihren Notizen und den vergebenen Punkten generiert die KI professionelle Textvorschläge. Diese können Sie anschließend übernehmen oder manuell anpassen. Die KI dient als Unterstützung, die finale Kontrolle behalten immer Sie.
Ja. Um Ihnen Arbeit abzunehmen, können Sie einen sicheren, zeitlich begrenzten Freigabe-Link erstellen. Über diesen Link kann die Lehrkraft ihre Stammdaten (z.B. Adresse, Fächer, Geburtsdatum) selbst eintragen.
Die fertige dienstliche Beurteilung wird sowohl als Microsoft Word-Dokument (.docx) als auch als PDF-Datei exportiert. Beide Formate können direkt heruntergeladen werden und ermöglichen eine einfache Weiterverarbeitung, Archivierung und den Ausdruck des offiziellen Dokuments.
Der DienstAssistent führt Sie schrittweise durch den Prozess. Zunächst erfassen Sie die Lehrkraft und deren berufliche Daten. Anschließend durchlaufen Sie einen strukturierten Assistenten, der alle gesetzlich vorgeschriebenen Bereiche abdeckt: Unterrichtsbesuch, schulische Tätigkeiten, Kompetenzbewertungen (25 Einzelkompetenzen in 6 Kategorien) und Gesamturteil. Bei jedem Schritt können Sie Notizen eingeben und die KI-Unterstützung nutzen, um professionelle Textbausteine zu generieren.
Die sicheren Freigabe-Links, die Sie an Lehrkräfte versenden, sind eine Woche lang gültig. Nach Ablauf dieser Frist können Sie bei Bedarf einen neuen Link erstellen. Die Befristung dient der Sicherheit und stellt sicher, dass keine veralteten Zugangslinks im Umlauf sind.
Ja. Solange eine Beurteilung nicht finalisiert wurde, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen. Sie können Entwürfe exportieren, um den Zwischenstand zu überprüfen. Sobald Sie eine Beurteilung finalisieren, wird ein dauerhafter Schnappschuss erstellt. Dies gewährleistet, dass die Beurteilung unverändert bleibt, auch wenn sich Lehrkraftdaten später ändern sollten.
Eine vollständige dienstliche Beurteilung benötigt ohne Unterstützung typischerweise 4-6 Stunden. Mit dem DienstAssistenten und der KI-gestützten Textgenerierung können Sie diesen Prozess auf etwa 30-60 Minuten reduzieren. Bei 10 Beurteilungen pro Jahr sparen Sie somit 40-50 Arbeitsstunden. Die strukturierte Führung durch den Prozess und die automatische Textgenerierung ermöglichen diese erhebliche Zeitersparnis.

Sicherheit & Datenschutz

Datensicherheit hat höchste Priorität. Alle sensiblen personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten) werden mittels starker Verschlüsselung (Fernet) direkt in der Datenbank gesichert. Die Anwendung ist DSGVO-konform und wird in Deutschland gehostet.
Ja, um Missbrauch vorzubeugen und eine faire Nutzung zu gewährleisten, ist die Anzahl der KI-Anfragen zur Textgenerierung pro Nutzer und Jahr begrenzt. Das in der Lizenz enthaltene Kontingent ist jedoch großzügig bemessen und für den regulären Gebrauch mehr als ausreichend.
Nein, das ist technisch ausgeschlossen. Der DienstAssistent nutzt eine Multi-Mandanten-Architektur, bei der jede Schule in einem vollständig isolierten Datenbankbereich arbeitet. Es ist architektonisch unmöglich, dass eine Schule auf Daten einer anderen Schule zugreift. Diese Trennung erfolgt auf Datenbankebene und bietet maximale Sicherheit.
Ja, der DienstAssistent erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Alle personenbezogenen Daten werden verschlüsselt gespeichert, die Server befinden sich in Deutschland, und es besteht die Möglichkeit zur vollständigen Datenlöschung. Zugriffe werden protokolliert, und Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten. Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir gerne zur Verfügung.